Panier vide (© 2009 David Mentré - licence CC-BY-SA) Depuis quelques semaines, j'essaye, tant au travail que chez moi, d'avoir ma boite de courrier entrant toujours vide, ou du moins chaque soir.

Je ne sais plus où j'ai lu ce conseil, peut-être dans Get Things Done ou sur un blog. Cette contrainte à un avantage immédiat : se forcer à faire les choses et leur donner une priorité. Avant, bien souvent, je laissais un courriel dans mon dossier entrant pour une tâche ingrate ou quelque chose à-faire-quand-j'aurais-le-temps.[1] Maintenant, puisque ce dossier doit être toujours vide, soit je fais les choses immédiatement ou du moins avant la fin de la journée (le soir avant de partir par exemple), soit je mets le courriel dans un dossier « À faire plus tard » qui, je le sais, ne sera jamais consulté ou très rarement. En d'autres termes, je classifie immédiatement les courriels vraiment important, nécessitant une action immédiate et ceux plus accessoires.

Pour l'instant, cette approche fonctionne. Parfois, j'ai un ou deux courriels que je garde non lu dans ma boite entrante, par ce que je me dis que je n'ai vraiment pas le temps là maintenant et que je dois le faire. Mais si au bout du deuxième jour je n'ai rien fait, je sais que ce courriel n'est pas si important que ça et je le relègue aux oubliettes... ou je fais ce que je dois faire sur ce courriel immédiatement. :-)

Un autre truc que j'utilise, c'est de marquer les actions urgentes ou importantes sur mes courriels en les gardant comme « Non lus ». Comme ça, à chaque fois que je regarde ma boite j'ai l'impression d'avoir du nouveau courrier et je re-regarde les tâches à faire sur ces courriels. C'est pour moi une très bonne incitation à faire les choses.

Et vous, vous avez d'autres trucs pour vous organiser avec le courriel et les autres outils de communication ?

Notes

[1] Temps qu'on n'a jamais, bien évidemment ! :-)